El inventario es una de las mejores maneras para mantener en control todos los elementos que conforman una empresa, desde aquellos que forman parte de su propiedad hasta los que son usados como un elemento de venta. Uno de los grandes beneficios que nos ha traído la tecnología es la posibilidad de crear software para inventarios que nos permita tener un control mucho más eficiente de cada uno de los activos con los que se cuentan.
Para aquellas personas que piensan montar un negocio con miras a hacerlo crecer de manera gradual, es muy importante tomar en cuenta métodos profesionales para manejar cada uno de sus insumos. Ingenuamente se llega a pensar que para pequeñas empresas basta con una hoja de Excel en donde se van ingresando lo nuevos artículos y posteriormente se van eliminando conforme se vendan. Probablemente, para una etapa muy primigenia del negocio pueda ser una opción funcional, pero conforme vaya teniendo éxito y el círculo de clientes crezca, no bastará con eso.
Y después, ¿acaso no buscamos tener éxito y que las ventas sean buenas y constantes? Por eso, aún cuando no se trate de una gran empresa, siempre se necesita de un sistema eficaz para el inventario; muchas de las pérdidas que puede llegar a tener un negocio naciente es a través de las pérdidas de sus insumos, cuya causa principal puede ser una mala gestión del inventario correspondiente.
Uno de los primeros pasos a tomar es identificar cuál es el mejor modelo para aplicar en tu empresa. Y es que resulta razonable tomar este primer paso, pues no se manejan los mismos requerimientos cuando se inventaría alimentos o prendas de ropa. También puede tratarse de una empresa que no tenga como tal productos físicos a la venta, sino algunos servicios, por lo tanto el inventario sólo se concentrará en catalogar todos los muebles o elementos físicos que conformen la empresa y aunque no son precisamente artículos que estén en constante movimiento es importante conocerlos para cuestiones prácticas, como saber con qué herramientas cuenta nuestra empresa o si hay que cambiarlos.
El día de hoy daremos un breve repaso a algunos de los tipos de inventarios que pueden ser necesarios en ciertos sectores, una pequeña guía que te permita identificar cuáles son los sistemas así como el software para inventarios necesario para poder coordinarlo de manera adecuada.
- Inventario físico: es el más básico y al que todo mundo está acostumbrado. Se trata pues del conteo real que no sólo se trata de reportar cuántas unidades se tienen de tal producto, sino también, recabar datos más específicos como las medidas, peso, el tipo de mercancía, así como su estado (por ejemplo, con los libros o discos si son objetos a la venta o simplemente se mantienen bajo resguardo), cuál es la naturaleza del mismo (venta directa o por consignación), entre otros.
- Inventario inicial. Corresponde al primer inventario que realiza la empresa al momento de arrancar actividad. Esto le permitirá tener una mejor perspectiva de dónde se encuentra colocado para posteriormente analizar si se encuentra abastecido o hay algunas áreas a las que se les necesita prestar más atención. Esto es uno de los pasos imprescindibles al momento de montar un negocio.
- Inventario en proceso. Si su empresa no sólo se dedica a comercializar, sino también a producir necesita tener en cuenta todos los productos que se encuentran en proceso de fabricación pues esto permite un mejor control de la demanda de cada uno de los artículos que colocamos a la venta. Al mismo tiempo, nos permite tener un campo de control específico sin que altere el inventario principal, pues este no entrará a formar parte de él hasta que esté completamente terminado. Estos inventarios normalmente son controlados gracias a un software para inventarios.
- Inventario mínimo. El peor error que podemos tener como negocio es permitir que los almacenes se vacíen, por eso debe haber existencias mínimas que por supuesto deben ser inventariadas de manera separada. Los artículos extra nos permitirán tener un resguardo en lo que llegan nuevas mercancías. Es importante que este inventario mínimo sea remplazado en todo momento e incluso considerarlo dentro de nuestra cantidad neta de producción.
- Inventario de materias primas. Este modelo compete también para aquellas empresas que hagan labores de producción. Las materias primas, en estos casos en particular, se convierten en nuestros insumos centrales pues de ellos adquirimos el artículo final que llega a nuestros compradores. Si las materias primas se acaban o se extravían en algún punto, rompen la cadena de producción parando por completo las ventas y todos los procesos de la empresa. Es por eso que este inventario es tan importante, pues manteniéndolo al día siempre contaremos con los insumos necesarios para trabajar.
- Inventario en tránsito. Cuando contamos con una planta productora y distintos puntos de venta, es importante desarrollar un inventario de toda esa mercancía que se encuentra en movimiento o en proceso de traslado, pues a través de ella se podrá garantizar que todo lo que se mueve desde la planta de producción llega de manera íntegra a cada uno de los puntos de venta.
Otro elemento importante a considerar y que no aparece como una categoría formal de inventarios pero que sin embargo se debe tomar en consideración, es que si cuentas con dos plataformas de venta (una física y otra virtual) es muy importante destinar un inventario de productos en venta separados. Es decir, destinar ciertas cantidades de las mercancías para las ventas físicas y otra para las virtuales. Esto se debe a que si sólo cuentas con un inventario para ambas en cualquier momento se agotarán los recursos y ya no podrás cumplir la demanda en alguna de tus plataformas.
Como puedes ver, el contar con un sistema eficaz de inventariado puede traernos múltiples beneficios administrativos y permitir que cada una de nuestras acciones comerciales se cumpla perfectamente. Lo que le ofrecemos en Evolve It es la oportunidad de que eleve a un nivel más alto de eficiencia, el control de los mismos, gracias al software para inventarios más sofisticado que puede encontrar en el mercado.
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