Cuando se está en la evaluación de la compra de un ERP o incluso ya estando dentro de la implementación, algunos colaboradores de la organización o los consultores del ERP mencionan mucho que la organización tiene reportitis.
La mayoría de los casos, cuando se escucha el término reportitis se entiende que alguien tiene una afición, necesidad o interés en tener reportes acerca de algún departamento en particular o de toda la organización pero en un nivel juzgado como desmedido o innecesario.
La reportitis tiene implicaciones importantes en un proyecto.
Si es antes de la implementación puede implicar costos superiores a los indispensables o necesarios y si es durante la implementación puede impactar en la duración del proyecto que al final del día se traduce en costo, tiempo y esfuerzo de la organización.
Dentro de los orígenes mas comunes de la reportitis podemos mencionar la famosa “carta a Santa”, que es cuando se está en la evaluación del ERP y los usuarios quieren resolver la mayoría de sus necesidades, entre ellas los reportes.
Habrá muchos reportes que sean sencillos o estándar para cualquier tipo de organización, pero hay otros que implica el cruce de varios reportes existentes y es aquí donde inicia el dilema. ¿Hacer a la medida el reporte desde el ERP? o ¿que el usuario siga construyendo el reporte por aparte?
Cuando se entra a una dinámica de trabajo con un ERP tanto la organización con el usuario desconocen los alcances e impactos que tendrá su implementación, por lo que es natural pedir y pedir reportes que saben que necesitarán, pero lo que no saben es que habrá muchos que ya trae el sistema y que no será necesario crear, pero también habrá muchos que ya no se van a necesitar!
En muchas organizaciones hay reportes que son creados no con la finalidad de tomar decisiones, si no con la intención de verificar, cuadrar o controlar otra información. Por ejemplo, un consecutivo de facturas y notas de crédito para cuadrar con contabilidad las ventas.
Con el ERP ya no es necesario que dos personas realicen esfuerzos para el cuadre de información. El ERP en sí se mantiene consistente con la información de ventas y contabilidad. Imagine la solicitud o inversión de tiempo en dos reportes de este tipo. Solo se gastarán recursos y no habrá un aporte de valor real a la organización.
Podríamos resumir en este sentido a la reportitis como necesidades reales individuales no integradas en una visión global de la organización. Pero hay otros casos donde a pesar de tener la visión global de la organización se cae en la reportitis.
Lo mas recomendable para evitar la reportitis es identificar la necesidades que sabemos con anticipación que no tendrá el ERP, es decir, reportes únicos para la organización y valorar si aportará un valor real la inversión de recursos en dicho reporte.
Si el reporte no justifica la inversión, lo mas saludable es utilizar el sistema con los reportes nativos que ya contiene. Conforme se vaya acoplando la organización al ERP y se vayan entendiendo los reportes, dará la pauta para tomar posteriormente la decisión de generar o no dicho reporte.
En la mayoría de los casos, una vez que el usuario se familiariza con el ambiente del ERP y sus reportes, deja de lado “la lista a Santa” que había solicitado inicialmente y se enfoca en información que aporta un valor diferente al originalmente pensado.
Siempre será lo mas recomendable realizar implementaciones lo mas simples posibles para disminuir riesgos, costos y empezar a recibir beneficios del ERP más rápidamente.
En fases posteriores a la inicial se explota de mejor manera los requerimientos específicos o especiales aportando mayor valor a la organización.
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