En los inicios de la inclusión tecnológica dentro de las organizaciones se optó por la implementación de las hojas de cálculo de diferentes suites de ofimática para llevar a cabo los procedimientos de gestión contable. Durante años, está herramienta fue el estándar, pero a pesar de ello existieron numerosos errores que provocaron multas, retrasos o informes sesgados que ocasionaron que se perdiera eficiencia y se malgastara el tiempo. Ante esto, se incluyó el SAP Business ONE como una alternativa automatizada que obviaba todos estos problemas y ayudaba a dar crecimiento a las compañías.
No obstante, muchas empresas se niegan a evolucionar y todavía usan programas del estilo de Excel en sus negocios, asegurando que es la única opción que conocen y por ende es la más eficiente; o que sencillamente no desean contratar un ERP para pymes porque tienen miedo de aventurarse a un nuevo mercado y fracasar. A pesar de su popularidad, claramente no es la solución en este ámbito y existen alternativas que son seguras, eficientes y funcionan mejor, como es el caso de SAP, el cual no es una similitud con las hojas de cálculo, sino una evolución.
Al elegir el sistema SAP estará optando por una alternativa eficiente en el mercado y que optimiza diversas instancias de su negocio con el fin de mejorar no sólo la contabilidad, sino brindar una base de información a la que todos los departamentos de la compañía pueden acceder; algo que definitivamente las hojas de cálculo no permiten con la misma facilidad y profesionalismo. En el artículo de hoy conocerá las principales ventajas que tiene usar un ERP en comparación con las suites de ofimática para la gestión de los recursos empresariales.
Control de los datos
SAP Business ONE recopila información de múltiples fuentes, como proveedores, clientes, almacenes o ventas, creando una fuente de datos única y confiable en tiempo real a la cual los departamentos interesados logran acceder en cualquier momento y lugar. Por otro lado, las hojas de cálculo son propensas al error humano, especialmente porque todo usuario tiene la capacidad de realizar cambios y proporcionar copias al sistema que sobrescriben o duplican; por lo que saber dónde está la copia final o en qué espacio hay que actualizar se convierte en una tarea abrumadora e ineficiente.
Así mismo, para recopilar la información, la hoja de cálculo requiere de la intervención humana, la cual es la encargada de actualizar los datos individualmente; esto es una tarea ardua y poco productiva, que ocasiona que pierdan el hilo de su trabajo y generen menor ingresos al día; con un ERP todo ocurre en segundo plano y de manera automatizada, por lo que los trabajadores dedicarán el 100% de su tiempo a desarrollar su actividad y encontrar maneras más eficientes de conseguir sus resultados.
Cero errores humanos
Si bien cualquier sistema es propenso al error humano, Excel y cualquier hoja de cálculo son más propensos dado que su fuente de información es lo que digite los trabajadores de los diferentes departamentos; los cuales van a tener errores de sintaxis, algún número extra que se les escape, un dato que se pasa por alto o emplear de manera errónea una fórmula.
Esto no pasa con el ERP porque la intervención humana en el proceso de consolidación de los datos es nula ya que se integra fácilmente con otros sistemas de información y recopila todo de forma automática.
Un ejemplo claro de esto es el registro de ventas en la caja del punto de venta, la cual, sin la inclusión del SAP Business ONE debe ser incluido individualmente en una tabla de Excel, una labor ardua, que requiere de muchas horas y extrema precisión; en cambio, con un gestor de recursos se realiza automáticamente en el momento en el que se escanea el código de barras en el sistema; ahorrando trabajo y facilitando la supervisión en tiempo real.
Curva de aprendizaje
La hoja de cálculo de Excel es compleja de manipular rápidamente en los primeros días, por lo que requiere comprar cursos intensivos para llegar a comprender una pequeña parte de las funciones que le otorga el programa, por lo que aprovecharlo en su totalidad se vuelve una labor ardua y entonces es muy fácil cometer un error debido al desconocimiento, como eliminar una copia importante o desconfigurar una opción que ahora hace más complicado el desarrollo de la gestión contable.
Por otro lado, el SAP Business ONE es un programa sumamente intuitivo y no requiere de ser experto para llegar a comprender sus funciones principales; además, en dado caso que desee expandir su conocimiento es tan fácil como acceder a los cursos que ofrecemos en Evolve IT y así complementar su experiencia con el software.
Si desea conocer más ventajas de utilizar el SAP Business ONE por encima de las tradicionales hojas de cálculo; escribanos al WhatsApp +52 (55) 6629 8244, al correo monterrey@evolve-it.com.mx o al chat que se encuentra en nuestro sitio web en donde le brindaremos toda la información y la cotización para que dé el salto hacia el futuro.