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Cuando hemos conocido las ventajas que nos ofrece el SAP México y decidimos implementar el proyecto para beneficio de nuestra empresa, es común que surjan diferentes dudas al respecto; incluso hay quienes tienen la idea de que todo el personal de la empresa debe tener acceso al ERP, y que el precio del software depende del número de licencias que requerimos en la empresa.
Como sabemos que estos temas o cuestionamientos son comunes, sobre todo cuando no hemos probado una versión demo, es por ello que con mucho gusto les explicaremos qué es lo que sucede cuando ya se han decidido a iniciar con el proyecto del ERP.
Necesitamos definir quiénes son las personas líderes de área, y que tendrán acceso al sistema, de esta manera evitamos costos extra y definimos objetivamente cuáles serán nuestras metas a corto y largo plazo, por ende deberemos de definir cuáles serán las áreas claves que necesitan estar involucradas.
• Miembros de dirección
En cada proyecto de implantación hay siempre un responsable del proyecto, deberá ser quien tenga los conocimientos informáticos y necesarios de la empresa, que generalmente coincide con los miembros de dirección o alta gerencia de la empresa que inicia el proyecto de implantación. A través de la definición objetiva de los procesos es posible conectar a la alta dirección con aquellas responsabilidades de administración, documentadas para cada uno de los procesos, ya sean clave, de apoyo o aquellos prestados externamente.
Durante el desarrollo y la operación de un sistema de gestión, la actitud y el convencimiento de los directivos es determinante para su implantación exitosa; se muestra la importancia de “predicar con el ejemplo” por parte de los miembros de dirección, de esta manera el personal de la organización se compromete con sus líderes, tanto como estos demuestren con el ejemplo, hacia dónde se dirige la organización.
• Líderes de proyecto
Son todos aquellos líderes de las áreas donde se realizará la implementación, ya que ellos conocen a fondo y detalladamente los procesos de la empresa, así como el usuario designado para realizar la comunicación efectiva, además de coordinar actividades, compromisos y tareas clave entre su empresa y la compañía consultora que les brinda el servicio. Sin lugar a dudas, son uno de los puestos claves que requieren el acceso al software, así se evitarán la pérdida de tiempo por contactar a responsables para corroborar información, por ello la sugerencia es involucrar a los siguientes líderes de cada área.
• Área de finanzas
Conformado por el coordinador de contabilidad general o el jefe contador.
• Inventarios
Generalmente será el jefe de almacén, quien determina los lugares más apropiados dentro de la empresa para el almacenamiento de las materias primas, herramientas y otros insumos.
• Facturación y cobranza
Conformado por el gerente general de facturación o el jefe de cobranza, entre analistas de cobranzas; son aquellas personas encargadas de decidir a quién vender, hasta qué monto y a qué plazo se le venderá al cliente; después de la venta el área de cobranza se encargará de que los plazos de pago se cumplan, o de lo contrario sabrán qué medidas tomar para procurar el pago cuanto antes.
• Ventas y compras
De esta manera se actualizan los almacenes de forma automática y los jefes de estos departamentos pueden tomar las decisiones que mejor convengan a la empresa de acuerdo a precios, productos en existencia y capital para realizar las inversiones.
• Servicio al cliente
Al tener un líder designado en esta área, el manejo de SAP México se convierte en ventaja y diferenciador para las empresas. Mejorar el servicio al cliente es un compromiso que deberá estar presente durante toda la vida de la empresa, porque así se tienen las herramientas actualizadas para hacer frente a la competencia, cuando el servicio excede las expectativas de los clientes genera como respuesta una lealtad al consumir sus productos, o sobre todo los servicios ya que al prestar un servicio, el contacto con el cliente es directo.
• Encargados de sucursales
En aquellas compañías que cuenten con más de una sucursal, será de vital importancia que los encargados estén en constante comunicación, aun cuando cada dependencia se maneje bajo los procedimientos que manejen en sucursal matriz.
Se pueden agregar series de numeración a las sucursales; debido a que el almacenamiento de datos se realiza en una base central, es posible acceder a información actualizada, así como tener injerencia sobre los inventarios a través de las plataformas digitales, lo que proporcionará un control centralizado de las tiendas, y por ende mejorar la toma de decisiones estratégicas.
El sistema SAP es una solución sumamente flexible que se irá adaptando al desarrollo y necesidades cambiantes de la empresa, así que cuando los planes apuntan hacia el crecimiento en sucursales, el sistema se adapta gracias a que se pueden añadir nuevos módulos que potencializarán su funcionamiento para cumplir con las necesidades específicas que vayan surgiendo conforme la empresa va desarrollando cada área que la conforma.
En resumen, el equipo que se encargue de trabajar en la implementación de la mano del líder que estará a cargo, deberá estar integrado por personal clave de todos los departamentos de la compañía. Estas personas designadas deberán conocer a fondo los procesos e historial de la compañía para poder orientar a los asesores SAP México en su labor por agilizar cada uno de los procesos de las áreas en la empresa.
Los designados para liderar el proyecto deberán supervisar las operaciones, así como las tareas clave que los consultores necesiten para la correcta implementación de proyecto que ayudará a edificar, comercializar y mercadear de manera ágil y sencilla gracias a sus aplicaciones para clientes de todo tamaño e industria. Una de sus características más valoradas es la de obtener la información online, porque es garantía de que se encontrará la información correcta en el momento preciso, sin esperar trámites o actualizaciones que terminan por mermar el crecimiento de la compañía.
En Evolve IT contamos con un equipo multidisciplinario de profesionales especializados que harán un profundo análisis de los procesos de su empresa para realizar la implementación de SAP México, tan personalizada como sea necesario. Contáctenos para mayores informes.