Muchos directores o dueños de empresas se encuentran renuentes a invertir en un ERP en ciertos casos no por el costo directo de la compra si no por miedo a que la implementación de ERP sea un fracaso y que indirectamente se incurra en mayores costos de los previstos inicialmente.
A continuación listamos los 10 factores que consideramos los mas importantes para SÍ poder tener una implementación de ERP exitosa:
- Involucrar a la dirección de la empresa en el proyecto. Quizás este sea el punto principal de los 10 que mencionaremos. La dirección de la empresa es la única capaz de hacer que las cosas sucedan en un proyecto, desde la asignación de los recursos hasta el alineamiento del personal con los objetivos del proyecto y de la empresa misma. Sin apoyo de la dirección tenemos casos en el que el personal, renuente al cambio, puede hacer un proyecto que no tenga fin al no cumplir con sus tareas asignadas o bien tener una implementación de ERP que en lugar de ayudar a la compañía le aporta nuevos problemas.
Comunicar la importancia del proyecto para la organización. Dependiendo del conocimiento o experiencia del personal de su empresa, una implementación de ERP puede percibirse de diferentes formas. En algunas puede ser temor a perder el empleo, pensar que no se es capaz de operar bajo un ERP o simplemente que es trabajar mas por el mismo sueldo. Es importante transmitir a los colaboradores de la empresa los beneficios para cada miembro y sensibilizarlos de la trascendencia e impacto que tendrá en el futuro de la empresa.- Definir claramente los roles de los miembros del proyecto. Es importante hacerle ver a los participantes del proyecto de implementación de ERP, las actividades y sobre todo las responsabilidades que tienen con el mismo. Es muy frecuente que se toma a la ligera la asignación del líder de proyecto o de usuario clave, lo que conlleva a atrasos en la entrega de información o a definiciones de procesos carentes del conocimiento de la operación real de la organización.
- Disponibilidad de los usuarios para realizar en tiempo y forma las actividades del proyecto. Es crucial en una implementación de ERP el tener todos los recursos disponibles y con tiempo de calidad. De nada sirve tener horas y horas de capacitación si el usuario se está saliendo de ella para atender otros asuntos. Es mejor tener 20 minutos de calidad que 2 horas de cuerpo presente y mente ausente. El tiempo que no se invierte en el proyecto eventualmente se tendrá que invertir pero ya con resultados negativos en el día a día de la operación.
Tener un alcance de proyecto definido con objetivos medibles y alcazables. Este punto es el principal dolor de cabeza al inicio de la implementación. El no saber qué SÍ incluye el proyecto y qué NO incluye generalmente causa fricciones entre el consultor y la empresa. Es importante que en el momento que se contrata la implementación se defina por escrito el alcance de la configuración del ERP y de sus entregables, como lo son número de formas impresas, cantidad de reportes a desarrollar, adecuaciones especiales a realizar y funcionalidad a configurar. Es muy común que los vendedores prometen muchas cosas, pero al momento de entregar la propuesta o alcance del proyecto vienen plasmadas cosas muy diferentes.- Elegir a la marca o fabricante del ERP. Para tener una inversión segura, hay que saber con quien invertir. Investigue si el fabricante del ERP tiene presencia en el país, ¿cuántos clientes tiene?, (pregunte por referencias) si tienen un mapa de crecimiento del producto y si la tecnología con la que está construido el ERP es de vanguardia. Usted no querrá invertir una fuerte suma de dinero en una implementación de ERP cuya aplicación tiene 1 año en el mercado, que es de origen extranjero y solo hay una empresa representante en el país. ¿Qué pasaría si esa empresa cierra?, ¿Quién lo va a respaldar?.
- Seleccionar al consultor o casa consultora. Es muy común sentirse cómodo al saber que el ERP del fabricante que usted eligió será implementado por una empresa que tiene muchos proyectos de implementación de ERP y muchos premios del fabricante por ser su mejor vendedor. Lamentamos informarle que eso no es garantía de que su proyecto será ejecutado correctamente. Cuando esté por contratar su implementación, pregunte por el curriculum de los posibles consultores que le implementarán. Los consultores no siempre tienen los mismos años y cantidad de proyectos de experiencia que la casa consultora. Las personas que implementan son las personas, no las empresas.
Conocer y tener claro el plan de proyecto. Cuando aparentemente están listos los recursos y se inicia con el proyecto de implementación de ERP nos damos cuenta que un usuario va a tomar un par de semanas de vacaciones, se atraviesa el aniversario de la empresa y otra usuario clave va a ser mamá justamente en los momentos más importantes del proyecto. Este ejemplo pareciera exagerado, pero no está fuera de contexto. Si a los miembros del proyecto no les damos a conocer las fechas importantes y el cronograma del proyecto y buscamos conciliar las fechas, esto puede tener un impacto directo en el éxito del proyecto, tanto en el desempeño de las actividades como en el aprovechamiento y efectividad de las mismas.- Evaluar el soporte técnico del fabricante y de la casa consultora. Es importante saber cómo el fabricante y su consultor lo va a respaldar cuando tenga un problema con el sistema. Si usted no puede facturar, ¿cuánto tiempo de respuesta le pueden prometer para resolver un problema tan severo?, ¿cuántas personas están dedicadas a resolver incidentes del sistema?, ¿qué alternativas le pueden brindar?
- Los usuarios clave del proyecto deben tener amplio dominio y conocimiento de las operaciones de la empresa. Si el personal asignado al proyecto no conoce a profundidad las operaciones de la organización se corre el gran riesgo de diseñar y mapear procesos incompletos o que no representan la realidad de la empresa. Lo que uno menos quiere es construir una casa de 3 pisos con cimientos para solo un par de pisos, lo que propiciará derribar lo construido y volver a empezar desde cero.
Comunicar la importancia del proyecto para la organización. Dependiendo del conocimiento o experiencia del personal de su empresa, una implementación de ERP puede percibirse de diferentes formas. En algunas puede ser temor a perder el empleo, pensar que no se es capaz de operar bajo un ERP o simplemente que es trabajar mas por el mismo sueldo. Es importante transmitir a los colaboradores de la empresa los beneficios para cada miembro y sensibilizarlos de la trascendencia e impacto que tendrá en el futuro de la empresa.
Tener un alcance de proyecto definido con objetivos medibles y alcazables. Este punto es el principal dolor de cabeza al inicio de la implementación. El no saber qué SÍ incluye el proyecto y qué NO incluye generalmente causa fricciones entre el consultor y la empresa. Es importante que en el momento que se contrata la implementación se defina por escrito el alcance de la configuración del ERP y de sus entregables, como lo son número de formas impresas, cantidad de reportes a desarrollar, adecuaciones especiales a realizar y funcionalidad a configurar. Es muy común que los vendedores prometen muchas cosas, pero al momento de entregar la propuesta o alcance del proyecto vienen plasmadas cosas muy diferentes.
Conocer y tener claro el plan de proyecto. Cuando aparentemente están listos los recursos y se inicia con el proyecto de implementación de ERP nos damos cuenta que un usuario va a tomar un par de semanas de vacaciones, se atraviesa el aniversario de la empresa y otra usuario clave va a ser mamá justamente en los momentos más importantes del proyecto. Este ejemplo pareciera exagerado, pero no está fuera de contexto. Si a los miembros del proyecto no les damos a conocer las fechas importantes y el cronograma del proyecto y buscamos conciliar las fechas, esto puede tener un impacto directo en el éxito del proyecto, tanto en el desempeño de las actividades como en el aprovechamiento y efectividad de las mismas.Para mas información sobre proyectos de implementación de ERP escríbanos en contacto@evolve-it.com.mx o visítenos en Facebook, Twitter o YouTube.