En Evolve IT ofrecemos licencias autorizadas para el uso del software de contabilidad SAP Business One creado para agilizar las tareas de gestión empresarial. Se trata de un sistema que integra herramientas que se adaptan a diferentes tipos de necesidades en una plataforma fácil de utilizar y a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo.
Gracias a los numerosos beneficios que ofrece, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que deciden emplearlo y para que nuestros visitantes conozcan un poco acerca de la manera en que puede apoyar a la administración de su negocio, en esta ocasión hablaremos de algunas de sus funcionalidades de gestión financiera y contable.
SAP Business One cuenta con herramientas diseñadas para apoyar las tareas de gestión de almacenamiento y producción, gestión de procesos de adquisiciones y compras, gestión de relaciones con el cliente y gestión contable y financiera. En este último rubro, el sistema contribuye a reducir errores, mejorar márgenes y enfocar tomas de decisiones a las alternativas más rentables para su negocio.
Con soluciones integrales, el software se adapta a las necesidades continuamente cambiantes de un negocio en medida en que crece, lo que hace que la inversión en él valga completamente la pena. Las herramientas especiales para la gestión contable y financiera de sistema SAP Business One permiten calcular automáticamente impuestos, administrar flujo de efectivo y activos fijos, hacer transacciones multidivisas, darle seguimiento a presupuestos y establecer la comparativa entre las cifras reales y las planificadas, con lo que se logra obtener un panorama más preciso del estado en que se encuentra el negocio.
Además, con el sistema se pueden generar informes y consultar la información en tableros de instrumentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. De esta manera se agilizan las operaciones financieras y se logran procesar transacciones de manera más rápida mejorando así el flujo de caja sin importar el lugar ni la hora.
SAP Business One cuenta con plantillas de cuentas predefinidas y personalizadas para el manejo de toda la información contable del negocio y cumplimiento de los requisitos de la empresa. Las plantillas integran los requisitos legales del país en que se emplee el sistema, por ejemplo, cumplir una numeración o segmentación específica de modo tal que no tengan que preocuparse por el cumplimiento de los requisitos locales aplicables.
Todas las transacciones ingresadas al sistema generan automáticamente entradas en una bitácora que se actualiza en tiempo real, funcionalidad que permite reducir los esfuerzos para mantener la base de datos actualizada. Una característica particular de este software es que puede configurarse en cuentas primarias con reglas y prioridad para que en cada transacción se empleen las cuentas del libro mayor correctas. Cuando se repitan, las publicaciones y plantillas de publicación simplifican tareas redundantes y se elimina las posibilidades de errores que puedan ocasionar problemas en el negocio.
El sistema también cuenta con opciones para la administración de flujo de caja, rastreo de activos y control de presupuestos para lo que ofrece informes intuitivos que facilitan las tareas y las hacen más rentables. Las herramientas del software contribuyen a pronosticar el flujo de caja, los requisitos de efectivo y a tener un mejor manejo de los términos de pago, cobros de efectivo y recordatorios de clientes que en conjunto ayudan a optimizar la liquidez de la empresa.
Dispone de la función de configuración de alertas basadas en el flujo de trabajo u otros parámetros que puedan afectar el flujo de efectivo. Con esto también se puede dar seguimiento a clientes con facturas sin pagar generando automáticamente recordatorios que se basen en la duración del retraso y que incluyan información como condiciones de pago y monto adeudado.
Entre otros aspectos, SAP cuenta con órdenes de venta, órdenes de compra, contabilizaciones recurrentes, anticipos y demás transacciones relacionadas con el efectivo empleadas para hacer cálculos en tiempo real. Con ello se logra una buena administración de gastos e ingresos directos e indirectos, de costos de administración y publicidad y financiación a través de reglas de distribución para asignar de manera automáticamente ingresos y gastos.
Todas las herramientas del software de contabilidad son de suma utilidad en los cierres de mes, que son cruciales para todas las empresas. Con la automatización de las actividades comercial y al facilitar el acceso rápido a la información financiera en tiempo real, se reduce el tiempo invertido en el cierre de libros al finalizar cada período, puesto que el sistema se encarga del cálculo de impuestos a las ventas, al valor agregado y retención. Estos impuestos se calculan para cada artículo en cada una de las líneas de transacción y se generan informes de los procesos tributarios, así resulta más sencillo el cumplimiento de los requisitos legales tributarios del país.
En banca y reconciliación este software también ofrece soluciones y permite automatizar los pagos entrantes y salientes, así el proceso de eliminación de facturas de múltiples cuentas por cobrar y pagar por transferencias bancarias y lotes para cheques es más rápido. Para hacer pagos el software emplea criterios seleccionados previamente por el usuario al configurarlo y emplea el método de pago establecido como preferido, omitiendo la necesidad de un registro adicional al finalizar la transacción pues, repetimos, actualiza la información de manera automática.
Los datos de cuenta externos se pueden procesar fácilmente y es posible hacer la conciliación de cuentas de balance para hacer coincidir los pagos que no sean conciliados automáticamente. Con todas las funciones del sistema se pueden establecer presupuestos y alertar en caso de que alguna transacción supere el presupuesto correspondiente. El sistema permite crear declaraciones de pérdidas y ganancias en función de ingresos y gastos directos e indirectos que se hayan definido en reglas de asignación de presupuesto además de hacer la comparación de resultados de períodos múltiples.
Con opciones para generar una amplia gama de informes financieros para:
- Análisis de actividades de empresas como estados de ganancia y pérdidas.
- Informes de rentabilidad.
- Informes de antigüedad.
- Informes de comparación de varios períodos.
- Informes de presupuestos.
El software SAP Business One es una excelente solución para tener una visión clara de la situación financiera de cualquier empresa y facilitar la toma de decisiones que sean críticas.
Si ustedes desean conocer más acerca de las funcionalidades de este software de contabilidad y finanzas los invitamos a ponerse en contacto con nosotros vía correo electrónico, dejando sus datos en nuestro formulario o si lo prefieren pueden chatear en vivo con uno de nuestros ejecutivos, en Evolve IT con gusto los atenderemos.