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En publicaciones anteriores en el blog de Evolve IT hemos presentado algunas de las principales funcionalidades del software de administración de negocios que distribuimos: SAP Business One, y hablamos de las ventajas de integrarlo a proyectos de pequeñas y medianas empresas para impulsarlas a alcanzar sus objetivos. En esta ocasión nos enfocaremos en la manera en que este software puede contribuir a mejorar los procesos de adquisiciones y compras, desde la planificación y el levantamiento de pedido hasta la facturación, los pagos y la selección de proveedores.
¿Qué ofrece SAP Business One?
El software disponible en Evolve IT ofrece herramientas diseñadas especialmente para resolver de manera rápida y segura las necesidades de adquisiciones y compras. Al integrar todas las funciones comerciales que incluyen la gestión de contabilidad y almacén las tareas de planificación de compras, selección de proveedores, administración de órdenes de compra y pago de facturas de proveedor se vuelven mucho más sencillas. Al ofrecer una vista panorámica de los datos de proveedores y movimientos permite identificar oportunidades para ahorrar costos y administrar de mejor manera las relaciones.
Con el software, las pequeñas y medianas empresas cuentan con las herramientas necesarias para:
- Agilizar y automatizar los procesos de adquisición.
- Manejar devoluciones y cargos especiales.
- Encontrar a los proveedores adecuados y obtener el mejor precio.
- Centralizar su información para una gestión más sencilla.
- Integrar la gestión de almacén.
- Producción y contabilidad.
- Visualizar en tiempo real el estado de las operaciones gracias a los informes que genera.
- Obtener beneficios de los procesos integrados de compras.
¿Qué funcionalidades incluye para los procesos de adquisición?
Para la agilización y automatización de los procesos de adquisición, el software de administración que distribuimos en Evolve IT permite crear órdenes de compra en pocos pasos y enviarlos directamente al proveedor integrando solicitudes de cotización de compra. Con esta funcionalidad se pueden crear órdenes a partir de los pedidos de venta para garantizar que los productos se entreguen de manera oportuna.
Si se ingresan todos los datos referentes a las órdenes de compra correctamente en la base de datos, las listas de precios predefinidas y los descuentos se aplican de manera automática y la información de envío y facturación que necesitan los proveedores para procesar los pedidos, que se envía directamente al proveedor en un solo paso.
Otra característica que agiliza todo el proceso es que el cálculo de impuestos se hace de manera automática, y al admitir múltiples monedas el software administra cargos de transacciones internacionales, por lo que la generación de facturas se hace mucho más simple.
¿Es compatible con su sistema de inventario?
El software SAP es compatible con los procesos más empleados para el manejo de devoluciones y cargos o costos especiales integrando la función de devolución de mercancías. Mediante tal, realiza hace los ajustes necesarios en los inventarios y en los saldos con los proveedores correspondientes, además permite agregar notas para proporcionarle al proveedor información detallada sobre las razones por las que se devuelve la mercancía.
El software se encarga de contabilizar los costos adicionales aplicables, como los cargos por envío y manejo, seguros y cargos por servicio, que afectan al gasto total de la compra. Con toda esta información registrada y asociada con la mercancía comprada es posible tener una visión más clara sobre los precios al momento de comparar diferentes proveedores, lo que arroja datos de rentabilidad más precisos y facilita la toma de decisiones al seleccionarlo. Esto último se asocia con otros de los beneficios que mencionamos sobre el producto referente a obtener el mejor precio.
Gracias a que Business One genera informes detallados de compras y precios se cuenta con una visión general de historial de compra que incluye tanto información sobre los artículos adquiridos, como de los proveedores, los precios pagados y las fechas en que se realizaron las transacciones. Toda esta información es de utilidad para comprar proveedores y precios e identificar aquel proveedor que logra satisfacer de mejor manera las necesidades de la empresa y hacer negociaciones para obtener el mejor precio posible. Para facilitar esto, SAP cuenta con un asistente que genera solicitudes de cotización que se actualizan constantemente para que sólo se tenga que seleccionar la mejor oferta y el software se encargue de convertirla en una orden de compra.
¿Cómo organiza la información?
Toda la información referente a adquisiciones y compras se puede centralizar en una base de datos maestra y es, de hecho, la piedra angular que permite integrar los procesos en el sistema SAP. Los registros de artículos y proveedores al centralizarse se utilizan en transacciones comerciales, se aplican a inventarios, compras, artículos de venta y activos fijos.
La gestión de esta información permite mantener un proceso de compra eficiente incluyendo datos como número de artículo, descripción, unidades de medida de embalaje, dimensiones, precios, tipos de impuestos con los que es posible hacer listas de precios y modelos de costos para comprar artículos y visualizar los valores de órdenes de compra y valuaciones de inventarios. Detalles de pago, métodos de pago y facturas son datos que permiten mantener actualizada la información con los proveedores. Además, el software permite generar descripciones gráficas de las actividades ya sea con fines de auditoría o de análisis.
¿Se puede integrar con otros procesos?
En cuanto a la integración de compras con otros procesos como el almacenaje, la producción y la contabilidad, SAP lo hace en tiempo real. Un excelente ejemplo de esto es la contabilización de entradas de mercancías para un artículo pedido, lo cual el software actualiza de manera automáticamente en el inventario del almacén incluyendo la fecha de entrega prevista. También cuando se recibe una factura del proveedor, pues el software hace automáticamente una cuenta de factura de paga con condiciones de pago e incluye las fechas de vencimiento.
De igual manera, mantiene actualizadas la cuentas de proveedores y gastos relacionados pues captura la información en todos los pasos de la transacción, de modo que siempre se tendrá a mano el inventario y el estado financiero actualizado, ya sea que se desee acceder a él desde una computadora de escritorio o desde un dispositivo móvil, característica del software que distribuimos en Evolve IT y una de las razones principales por las que se ha convertido en el favorito no únicamente de empresarios mexicanos, sino de todo el mundo.
Si desean conocer a mayor detalle las características y beneficios de la funcionalidad de SAP para los procesos de adquisiciones y compras, pónganse en contacto con nosotros a través de nuestro correo electrónico, dejen sus datos en nuestro formulario o escríbannos en nuestro chat en vivo. En Evolve IT, distribuidores autorizados de licencias para el uso del software Business One les brindaremos la asesoría que necesitan para la elección de la solución de administración que se adapte mejor a los requerimientos de su negocio y con gusto los atenderemos.