Con el paso del tiempo, las empresas requieren actualizarse debido a que las exigencias del mercado son mayores, la demanda de producción y servicios es alta y las labores a realizar incrementan bastante en cantidad y complejidad, afortunadamente la tecnología ha avanzado a la par de todas estas exigencias, demandas y complicaciones y ofrece hoy herramientas para que cualquier empresa, grande, mediana o pequeña, lleve a cabo sus operaciones de manera eficaz y con mayor rapidez y facilidad. Una de estas herramientas es el sistema ERP.
La planeación del uso y distribución de los recursos es una de las necesidades más imperiosas de toda empresa, pues organizar, clasificar y conocer los datos de los procesos de producción es fundamental para llevar a cabo un análisis completo de la cadena de producción, sus virtudes y posibles deficiencias y tomar acciones y medidas para mejorar. El análisis es aun mejor si la información derivada de estos análisis es proporcionada en tiempo real.
El sistema Enterprise Resource Planning o sólo sistema ERP, por sus siglas en inglés, es la herramienta especializada precisamente en la planeación de los recursos de una empresa, engloba todos los datos de la producción, brinda información veraz y confiable en tiempo real, en general es un sistema informático que realiza un análisis integral de todo el proceso de producción y las áreas que se involucran en éste con el fin de llevar a cabo una planeación que ayude a mejorar la cadena de producción de la empresa.
Mediante esta herramienta se lleva a cabo un seguimiento minucioso de las diversas áreas de una empresa como los son los departamentos de logística, contabilidad, control de inventario, distribución y producción, entre otras. Gracias a este seguimiento se obtienen datos con un alto grado de precisión y confiabilidad, por lo que al usar dicha información para la planeación en el uso y distribución de los recursos de la empresa, se tiene una alta probabilidad de éxito y mejora.
El sistema ERP es un software diseñado específicamente para el manejo eficaz de la información de una empresa, tiene una gran capacidad de almacenamiento y administración de datos, información que está distribuida en una única base de datos generada por el mismo sistema. A esto se debe la facilidad en el uso de esta herramienta y su efectividad, lo cual permite que la toma de decisiones por parte de los empresarios sea acertada y oportuna, siempre y cuando se apeguen a la información arrojada por el sistema.
Pero este tipo de tecnologías tienen grandes ventajas derivadas no sólo de su capacidad de almacenamiento y administración de datos. Normalmente, en una empresa que no utiliza estas herramientas existen diferentes especialistas para cada área y estos llevan a cabo los análisis de información de su respectivo departamento. Esto implica una marcada división entre las áreas de cada empresa, lo cual dificulta la comunicación entre áreas y por supuesto dificulta llegar a un acuerdo o conclusión unánime, pues la información se analiza por separado, desde puntos de vista muy particulares y no de manera integral.
Este inconveniente es resuelto por este software, pues está diseñado para analizar de manera separada los datos recibidos de cada área y después lleva a cabo el análisis integral, tomando en cuenta todos los departamentos que intervienen en la producción. De esta manera cada área lleva a cabo sus labores de manera independiente y sin interferir con otra, pero al mismo tiempo logra comunión entre el trabajo e información obtenida por cada una de ellas para llegar a un análisis completo y funcional.
Asimismo, el sistema ERP funciona para mejorar la productividad y el funcionamiento de una empresa de manera particular y general, es decir, ofrece información útil para mejorar los procesos de producción generales y mejorar también sólo algún proceso muy particular, de un área específica que esté teniendo dificultades, sin tocar el resto de departamentos.
Otro inconveniente muy común en las empresas es el ruido, no en cuestión de sonido, sino el ruido o interferencia que algunos datos provocan en un análisis, datos que posiblemente no son relevantes para la evaluación que se está realizando. Este tipo de software soluciona este inconveniente, pues tiene la capacidad para discriminar información y descartar aquellos datos (sin eliminarlos) que sean intrascendentes para el análisis específico que se está realizando.
De la misma forma, el sistema de planificación de recursos empresariales evita la duplicación de información, pues al recibir datos que ya han sido registrados, los detecta y elimina para evitar una evaluación errónea.
Por supuesto, un software no soluciona al cien por ciento la planeación, pues la parte humana siempre será indispensable para su funcionamiento correcto. De nada sirve tener la mejor tecnología si el personal ingresa información incorrecta o peor, que no registre los datos requeridos para el análisis. Este tipo de herramientas son un apoyo que ofrece grandes beneficios y facilita mucho el trabajo, en comparación de un análisis manual con hojas de cálculo, cuadernos o aplicaciones informáticas separadas para cada departamento, pero su buen uso y aplicación siempre dependerá de sus usuarios.
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