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Contar con herramientas que faciliten las compras y ventas es muy ventajoso para cualquier negocio sin importar sus dimensiones. Una de ellas son los sistemas, que permiten la expansión de las pymes y proporcionar servicios de calidad. Entre los más relevantes, destaca el sistema POS. Son cada vez más los negocios que desean automatizar sus operaciones e instalarlo, sin embargo, es necesario conocer sus componentes, como el software punto de venta, y su funcionamiento. Continúen si desean conocer más detalles.
Características del sistema POS
El sistema POS es actualmente usado en tiendas departamentales y oficinas para administrar los ingresos y las ventas con el respaldo de dispositivos analógicos y plataformas digitales. Integra una gran variedad de funciones, que son capaces de ofrecer muchas ventajas si se planifica su implementación exitosa, como registro de transacciones, gestión de inventarios y datos de clientes, generación de reportes y análisis de los patrones de compra, emisión de estadísticas, personalización de los servicios, entre otros.
El sistema POS permite automatizar toda la cadena de compra, desde el registro de información hasta la finalización de las transacciones con el banco de los clientes, además hacen más eficientes algunas actividades del departamento de ventas, lo que deja que el personal y líderes de negocios se concentren en otras labores importantes.
Componentes del sistema punto de venta
El sistema necesita varios componentes para funcionar, sin embargo, todos ellos pueden agruparse en dos grandes categorías: hardware y software punto de venta. Abordemos a continuación los detalles de cada uno, para que logren una implementación exitosa.
Software
Es necesario contar con un ordenador de gran capacidad para instalar el software punto de venta y percibir sus beneficios. Lo recomendable es la adquisición de un programa capaz de descifrar información encriptada, como la de las tarjetas y cuentas bancarias de los clientes. Los diseñadores de hoy en día crean sistemas de alta flexibilidad con respecto a la cantidad de programas con los que pueden operar. ¿Qué significa lo anterior? Que pueden instalarse múltiples softwares para realizar tareas específicas.
En la actualidad, hay software para empresas que actualizan automáticamente el control de inventarios con cada venta realizada, además, calculan impuestos y deducciones, proporcionan estadísticas de frecuencia de ventajas, generan reportes de los ingresos, entre otras funciones. La instalación del programa en el sistema permite almacenar información valiosa de los clientes para personalizar el servicio.
Actualmente hay muchas opciones, sin embargo, recomendamos ampliamente el sistema SAP Business One, que ponemos a su disposición. Si bien es un ERP destinado a gestionar la información interdepartamental, integra un módulo de punto de venta que se adapta a negocios de cualquier rubro y proporciona comodidad tanto al personal de ventas como a los compradores.
Hardware
Agrupa aquellos elementos analógicos y físicos donde estará alojado el sistema POS. Es importante que adquieran hardware seguro y eficiente, ya que en él se almacena toda la información. Inclinense por uno que posea gran capacidad de almacenamiento y soporte continuamente el volumen de datos que genera la gestión comercial. Hay diversos elementos que deben integrarse para que funcione adecuadamente. Los más notables son los siguientes:
Computadora
Tiene la función de registrar y codificar la información, además, organiza el precio de las mercancías, vuelve más sistemáticas las compras, formaliza las transacciones y registra la cuenta de los compradores. Emite también los datos a otros sistemas conectados de forma automática (por ejemplo, los inventarios) para mantener actualizada la base de datos.
Lectores de tarjetas
Son diseñados para leer la información de las tarjetas de crédito y débito que proporcionen los clientes para emitirla a computadora y codificarla para lograr una transacción exitosa.
Lectores de códigos de barras
Tienen la función de recibir e interpretar los códigos de los artículos y dirigirlos a la computadora.
Elementos adicionales
Los elementos mencionados anteriormente son los más comunes en los sistemas POS, sin embargo, hay otros elementos que pueden instalarse para optimizarlos, entre los que destacan los siguientes:
Cajas registradoras
Permiten el almacenamiento y ordenamiento del dinero en efectivo.
Lectores de balanza
Son diseñados para medir el peso de los productos gracias a la báscula que integran, además, para identificarlos, por tal motivo se recomiendan para negocios donde se vendan mercancías que necesiten medirse para venderse. No deben confundirse con los lectores de códigos UPC.
Pantallas táctiles
Agilizan las operaciones del personal de ventas y son de amplios tamaños, por lo que permiten a los clientes observar el monto de su compra.
Datáfonos
Se trata de dispositivos diseñados para realizar las compras mediante tarjetas de crédito y débito. Permiten leer información cifrada en la cinta magnética de las tarjetas y se conectan con bancos a través de línea telefónica.
Impresora térmica
Se diseñan para imprimir facturas de los clientes, ya sea con tinta, láser o sistema de matriz.
Si es la primera vez que instalarán el hardware y software empresarial POS, es importante que conozcan cada etapa del proceso de transacción. Lo mencionaremos a continuación para que estén listos para utilizarlo al culminar la instalación.
- El scanner lee el código UPC de los productos.
- Las computadoras totalizan la compra de los clientes.
- Los compradores eligen la forma de pago.
- Se utiliza una máquina lectora de tarjetas para iniciar la compra en caso de haber elegido esta forma de pago.
- El datáfono decodifica la información bancaria de los clientes para comenzar la transacción.
- Se emite una solicitud de verificación al banco del comprador mediante una señal de teléfono.
- La transacción es aprobada si el banco corrobora que la cuenta del cliente posee fondos para cubrir el precio total.
- La compra es completada tras brindar información al cliente.
- El banco corrobora que la deducción se realizó sin problemas.
- Se genera una factura para los clientes mediante una impresora de tickets. Pueden así confirmar que todo está en orden.
- El cliente puede salir del sitio con sus productos con una experiencia de compra de calidad y más eficiente.
La instalación del sistema POS no debe tomarse a la ligera y es importante que acudan con proveedores que proporcionen soluciones de calidad y diseñadas por expertos. En Evolve IT tenemos más de 15 años en la distribución del sistema SAP Business One, que también funciona como un software punto de venta, debido a que integra un módulo especializado. Tiene otros módulos que pueden aprovechar para optimizar sus negocios, como MRP; recursos humanos, contabilidad electrónica, inventarios, entre otros. Si desean más información, completen el formulario que encontrarán en nuestro sitio web.