Uno de los costos de implementación del ERP, que la mayoría de los compradores o futuros usuarios del ERP desconoce, es el costo del mantenimiento.
El costo del mantenimiento se refiere en términos generales a un monto de dinero que se paga anualmente al fabricante para mantener el sistema actualizado y libre de desperfectos.
Todo software es susceptible de tener fallos, que pueden ser de origen o pueden aparecer conforme hay actualizaciones o cambios en las plataformas tecnológicas.
Por ejemplo, si hay una nueva versión del sistema operativo, motor de la base de datos o del software antivirus, pudiera ser suficiente para que el ERP deje de trabajar como usualmente lo hacía.
Aquí encontramos el primer valor del costo del mantenimiento: mantener nuestro ERP en funcionamiento no importando los cambios de terceros, ya sean de software o de hardware.
Algunos fabricantes como parte de los costos de implementación de mantenimiento incluyen acceso a nuevas versiones del ERP. Es importante preguntar al momento de evaluar el ERP el plan de crecimiento y desarrollo que tendrá el ERP. Algunos fabricantes no tienen contemplado crecer su producto mientras que otros sí, por lo que los costos de implementación del ERP no se limitan a pensar en el hoy sino también en el mañana.
Finalmente, el último rubro que generalmente incluye el mantenimiento es el soporte. El tener acceso a un consultor que pueda resolver o ayudarnos a resolver alguna problemática del ERP es vital para el flujo continuo de la operación de la compañía.
En estos casos no nos referimos a defectos de software, si no a casos aislados como por ejemplo un apagón, que puede dañar los archivos de base de datos y que solo el fabricante, que conoce la estructura de la base de datos, puede resolver.
En el argot de sistemas, se comparan los costos de implementación del ERP de mantenimiento con el de una póliza de seguro de un automóvil, ya que a nadie nos gustaría estar desprotegido ante algún eventual incidente y detener la operación de la compañía.
Trate de imaginar cual podría ser el costo de no poder operar su compañía por un periodo prolongado de tiempo, y compárelo con los costos de implementación del ERP del mantenimiento, usted podrá darse cuenta que vale muchísimo mas el tener una operación estable que tener problemas operativos a causa de no tener actualizado y estable el ERP.
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